先選一個明確任務

例如查詢既有資料、接收進度通知，或整理一段對話結果。先確定使用者需要完成什麼，再決定要不要加入 AI。

分清楚查詢與修改權限

公開常見問題、內部資料查詢與修改紀錄需要不同程度的身分確認。規劃時應列出誰可以看、誰可以改，以及哪些動作必須經人工確認。

安排回答不了的情境

資料查不到、服務暫停或問題超出範圍時，回覆應說明下一步，例如留下需求、改用其他聯絡管道或交由人工處理。

交付前一起走過流程

用虛構資料測試正常查詢、無結果、重複送出與例外處理，再確認管理者如何更新內容與查看紀錄。